Med kunder som kan ringe inn oppdrag midt på natten er det viktig å ha et system som gjør det enkelt å regulere hvilke ansatte som kan ta telefonen til enhver tid. Det har Budpartner fått med bedriftsabonnement fra ice.
Transportselskapet Budpartner har 28 ansatte, tilbyr et bredt spekter av transporttjenester til bedriftsmarkedet i Oslo og Østfold, og har vært fornøyd ice-kunde lenge. Det er det gode grunner til, sier Michael Palle Hansen, salgs- og markedsansvarlig hos Budpartner.
– Dagen vi valgte ice bedrift ble starten på et utrolig godt samarbeid. De satte opp alt for oss og ga oss en grundig innføring i de ulike tjenestene. Det har aldri vært grunn til å se oss tilbake, forteller han.
Michael Palle Hansen forteller at ice-appen er gull verdt i en travel bransje hvor tilgjengelighet er avgjørende for å lykkes.
– Den enkle og sentrale innloggingen i appen gjør det enkelt for de ansatte å logge inn og sjonglere mellom hvem som skal være tilgjengelige for kundene våre. Tidligere måtte man gjøre dette på en PC, men med ice-appen kan man gjøre dette når som helst og hvor som helst, sier han.
En annen viktig fordel er muligheten til å velge rekkefølgen på hvem som skal motta innkommende anrop først.
– Både administrasjonen og sjåførene våre har varierte arbeidsdager med mange ulike oppdrag, og det varierer hvem som har best tid til å ta telefonen på en gitt dag – og til ulike tidspunkter, forklarer Palle Hansen.
Med ice bedrift kan bedriften få ett hovednummer, noe som gjør det lett å håndtere alle innkommende anrop, samtidig som det fremstår proffere utad.
Selskapets sjåfører leverer pakker og tar imot oppdrag døgnet rundt. Da er det greit at ikke hele avdelingen trenger å bli vekket om natten eller bli forstyrret i helger og ferier når det tikker inn et hasteoppdrag.
– Derfor er systemet satt opp på den måten at kun ansatte som har telefonvakt mottar oppdrag som kommer inn på natten. Dette gjør at vi er tilgjengelig for kundene våre døgnet rundt, uten unødvendige forstyrrelser for de som har fri.
Og om ingen tar telefonen?
– Det kan jo hende fra tid til annen at vi har flere innringere enn tilgjengelige ansatte. Heldigvis har vi satt opp et system med en talemelding som er hyggelig og profesjonell, og når innringeren legger på uten å få svar sendes det automatisk en SMS til hen. SMS-en inneholder en beklagelse, samt en lenke som gir kunden mulighet til å legge inn oppdraget på nett, forklarer Michael Palle Hansen.
SmartSMS er en SMS-tjeneste for kunder som automatisk sender en melding til både innringer og din bedrift, hvis innringer ikke får svar eller legger på i køen.
Tilbakemeldingene fra sjåførene i Budpartner er at mange opplever å «ha dekning der de ikke trodde det var mulig», forteller Michael Palle Hansen.
– Når vi får inn oppdrag på pc-en, så sendes dette ut til en av sjåførene. Vi er avhengig av at dette går raskt og smertefritt, og har ikke opplevde noe «lagg» eller problemer så langt. Heller ikke på UPS-sentralen (med trådløst modem) hvor ansatte logger seg inn og registrerer timer, sier han.
En fin detalj er at sjåførene selv kan svare på oppdrag når de kjenner kunden.
– Dette gjør at kundene får en mer skreddersydd og personlig service. Fordi vi er et nylig fusjonert selskap, har det også vært viktig for oss å ha kontroll på hvem innringeren forventer å møte i den andre enden. Når telefonnummeret starter med 01 så svarer vi som Alfred Berge Transport, og når nummeret starter med 02 svarer vi som Budpartner. Løsningen funker optimalt, avslutter Michael Palle Hansen.
