Personvern og sikkerhet hos ice

En personopplysning er alle opplysninger eller vurdering som kan relateres til deg som enkeltperson. Det kan være informasjon som direkte knyttes til deg slik som navn og fødselsnummer. Men det kan også være opplysninger som indirekte identifiserer deg slik som kjøpshistorikk og bruk av nettsider. På Datatilsynets sider finner du en mer detaljert beskrivelse om hva personopplysninger er.

Personopplysningsloven (som har implementert personvernforordningen; «GDPR»), skal beskytte privatpersoner mot krenkelser av deres personvern, og regulerer virksomheters behandling av personopplysninger. I tillegg finnes det flere andre lover som lov om elektronisk kommunikasjon (ekomloven), markedsføringsloven samt bokføringsloven, som gir regler om hvordan personopplysninger skal behandles i særskilte tilfeller. ice ivaretar kundenes personopplysninger i henhold til det til enhver tid gjeldende regelverk.

Behandlingsansvarlig
Hvordan vi samler inn personopplysninger
Personopplysninger som behandles
Formålet med behandlingen av dine personopplysninger
Deling av personopplysninger
Sikker oppbevaring av personopplysninger
Hvor lenge vi lagrer dine personopplysninger
Dine rettigheter
Samtykke og reservasjon
Kontakt oss om personvernspørsmål
Klagerett
Endringer i personvernerklæringen
Bruk av Cookies
ice Retail AS

Behandlingsansvarlig

Denne personvernerklæringen gjelder for behandling av personopplysninger som gjøres av Ice Communication Norge AS og Ice Retail AS (samlet kalt ice).

Hvordan vi samler inn personopplysninger

ice selger og leverer ulike tjenester og produkter. Den informasjon vi samler inn om deg avhenger av hvilke tjenester du kjøper, abonnerer på, eller faktisk benytter, samt hvilke opplysninger du gir ved avtaleinngåelse eller i andre sammenhenger.

Vi samler inn personopplysninger som:

• Du oppgir til oss for eksempel ved kjøp av abonnement og ved kontakt med kundesenteret
• Registreres automatisk, for eksempel ved bruk av våre tjenester eller besøk på våre nettsider
• Enkelte ganger bruker vi eksterne kilder for informasjon. Det gjelder for eksempel når vi innhenter kredittinformasjon i forbindelse med kjøpsprosessen, identifiserer deg i selvbetjeningsløsningene, oppdaterer adresselister eller innhenter demografiske opplysninger for analyse- og markedsføringsformål.

Personopplysninger som behandles

Det er frivillig å oppgi personopplysninger. Manglende personopplysninger kan imidlertid gjøre at vi ikke får levert de produkter og tjenester du ønsker. Vi registrerer informasjon om den juridiske eieren av abonnementet. Dersom det er en annen person enn eieren som skal benytte tjenesten, registrerer vi informasjon om denne personen også. Mye av informasjonen nedenfor vil derfor gjelde ikke bare for eiere, men også for brukere, slik som informasjon om utnyttelse og kontakt med kundeservice. For bedriftskunder hender det at flere kontaktpersoner registreres i tillegg til informasjon knyttet til brukere.

Vi behandler normalt følgende personopplysninger:

• Identifikasjonsinformasjon; navn, fødselsnummer.
• Kontaktinformasjon; telefon, postadresse, e-postadresse(r).
• Finansielle opplysninger; tjeneste- og ordreinformasjon, kredittscore, faktura- og betalingshistorikk, samt relevant bank- og kontoinformasjon som kontonummer.
• Demografisk informasjon som kjønn, alder, bosted, boligtype og fritidsbolig.
• Dialog med kundeservice.
• Servicehistorikk.
• Trafikkdata og annen lokaliseringsdata som for eksempel data nødvendig for å overføre en samtale eller tekstmelding fra deg til en mottaker, tidspunkt og varighet og hvor du befinner deg når du bruker tjenestene.
• Brukernavn og passord som er nødvendig for å gi tilgang til selvbetjeningsløsninger.
• Teknisk bruksinformasjon som hva slags mobiltelefon eller PC du har, modell, innstillinger, operativsystem, nettleser, IP-adresse, skjermstørrelse.
• Eventuelle andre personopplysninger som du har samtykket til at vi kan samle inn og behandle på bakgrunn av spesifikk informasjon om hvilke opplysninger det gjelder og hva de brukes til.
• Kundeundersøkelser og brukerpanel.
• Cookies for besøkende på nettsidene og nettbutikken.

Barns personopplysninger behandles etter samtykke fra foreldre/foresatte eller når det er nødvendig og tillatt etter gjeldende lovgivning for å kunne levere produkter og tjenester.

Formålet med behandlingen av dine personopplysninger

ice behandler personopplysninger for å kunne levere avtalte tjenester og produkter, for aktiviteter du har samtykket til, der det er nødvendig for å oppfylle lovpålagte krav eller der vi har en berettiget interesse for behandlingen som for eksempel noen former for markedsføring, kundeundersøkelser, analyser samt oppfølging av svindelforsøk.

Personopplysningene vi behandler vil typisk være nødvendig å behandle for å oppfylle følgende formål:

• Opprette kundeforhold, slik som å identifisere deg som kunde eller bruker, verifisere kjøpet gjennom samtaleopptak (ved telefonsalg) og gjennomføre kredittsjekk.
• Levere avtalte produkter og tjenester, slik som å overføre en samtale, tekstmelding eller e-post til mottaker.
• Administrere kundeforholdet, slik som å fakturere og kreve inn utestående beløp.
• Yte kundeservice, slik som å følge opp henvendelser og forbedre servicen gjennom samtaleopptak for kvalitetssikring og intern opplæring.
• Analysere bruken av nett og tjenester for å forstå kundebehov og forbedre og videreutvikle tjenester ved å bruke statistiske data basert på forbruksdata, kundeforholdets varighet, eller om hvordan bosted, alder eller andre karakteristika påvirker bruken av tjenestene. Vi kan også bruke personopplysninger for å tilpasse våre nettsider, optimalisere nettverket, eller for andre analyse- og profileringsbehov.
• Gi produktveiledning basert på dine preferanser og interesser.
• Markedsføre tjenester og produkter via ulike kanaler gjennom målrettede tilbud eller anbefalinger basert på ditt samtykke eller retten til å reservere deg.
• «Vaske» kontaktinformasjon mot kunderegistrene til Facebook, Instagram, Snapchat, Google og andre digitale aktører slik at vi kan kommunisere med deg og andre brukere gjennom slike kanaler.
• Gjennomføre kundeundersøkelser for å bli bedre på kundekommunikasjon og forbedre kvaliteten på tjenester og produkter slik at vi kan være mest mulig kundevennlige og konkurransedyktige.
• Sikre at vi har korrekt kontaktadresse gjennom å kontrollere mot folkeregistrert adresse.
• Håndtere kundeklager og forslag fra kunder til forbedringer.
• Følge opp avtalebrudd og annet mislighold.
• Avsløre, avverge og stanse misbruk av tjenester og nett, slik som bedrageri.
• Drifte nettverket.
• Ivareta informasjonssikkerhet, slik som å forbedre, utvikle og teste tjenestene.
• Feilrette.
• Oppfylle lovpålagte plikter, slik som oppbevaring av regnskapsmateriale iht bokføringsloven eller utlevering av opplysninger til politiet.
• Bistå i nødsituasjoner.
• Nettverksplanlegging gjennom bruk av lokaliseringsdata.
• Anonymisere personopplysninger for analyser og testing.
• Lette eventuell tilbakeportering ved å lagre navn, telefonnummer, kontaktdata, fødselsdato og informasjon om tidligere tjenester og produkter i inntil to år.
• Dokumentere opplysninger for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav.
• Spesifikke formål som du har samtykket til.

Persondata behandles kun i den utstrekning det er nødvendig og forenelig med de angitte formålene.

Deling av personopplysninger

ice er ansvarlig for behandlingen av dine personopplysninger og for at de personopplysninger vi behandler ikke misbrukes eller kommer på avveie. Vi deler dine opplysninger med selskap i Ice Group og med behandlingsansvarlige selskap slik som med:

• Selskap som gjennomfører kredittsjekk.
• Bank i forbindelse med finansieringsavtale ved mobilbytte.
• Andre teleoperatører eller tjenesteytere når du benytter deres nett.
• Samarbeidspartnere, dersom det er nødvendig for å levere en tjeneste.
• Offentlige myndigheter som i enkelte tilfeller kan gi pålegg om å utlevere personopplysninger med hjemmel i lov, slik som domstolene og politiet.
• Offentlige myndigheter i nødsituasjoner der det er fare for liv og helse, slik som Hovedredningssentralen.
• Offentlige nummeropplysningstjenester som vi plikter å utlevere navn, telefonnummer og adresse til med mindre du har reservert deg.

Deling kan også skje ved eventuell virksomhetsoverdragelse, f.eks. som ledd i fusjon, kjøp, salg av eiendeler, overføring av tjenester til et annet selskap eller annen omorganisering av Ice Communication Norge AS.

Vi deler videre personopplysninger med våre underleverandører som utfører oppdrag og tjenester på vegne av oss. I så fall inngås en egen databehandleravtale der vi bl.a. forsikrer oss om at personopplysninger som overføres og behandles ikke blir brukt til andre formål enn å levere den tjenesten som er avtalt med oss. Vi forsikrer oss dessuten om at databehandler sørger for tilfredsstillende mekanismer og metoder for sikker behandling av personopplysningene. Vi bruker underleverandører i forbindelse med levering og utvikling av tjenester og produkter, levering - drift og vedlikehold av nett, logistikk (forsendelse av fysiske produkter), analyse og markedsføring, postutsendelser, fakturering og innkreving, salg og kundeservice, oppdatere adresseregisteret, drift og vedlikehold av IT-systemer og løsninger samt selvbetjenings- og autentiseringsløsninger.

Våre underleverandører er hovedsakelig lokalisert innenfor EU/EØS. I visse tilfeller behandles personopplysninger i tredjeland. Vi har da forsikret oss om at det finnes et gyldig overføringsgrunnlag, slik som at det aktuelle landet står på EU’s liste over tredjeland med tilsvarende beskyttelsesnivå for personopplysninger eller at EU’s standard personvernbestemmelser er benyttet. For mer informasjon se Datatilsynets nettsider; https://www.datatilsynet.no/rettigheter-og-plikter/virksomhetenes-plikter/overfore/.

Utover dette deler vi kun dine personopplysninger med andre parter dersom du har gitt ditt samtykke til det.

Sikker oppbevaring av personopplysninger

Vi er opptatt av å beskytte dine personopplysninger, og gjør det vi kan for å sikre at dine data ikke kommer på avveie. Dette gjøres gjennom å implementere nødvendige fysiske, tekniske og administrative tiltak som for eksempel trygging av infrastruktur, kontorbygninger, basestasjoner og gjennom å stille krav til personell.  Vi utfører regelmessige risikovurderinger, gjennomgår lovkrav og vurderer og kontrollerer ny teknologi.

Underleverandører som behandler personopplysninger på våre vegne, må også ha implementert tilstrekkelige sikkerhetstiltak.

Hvor lenge vi lagrer dine personopplysninger

Vi behandler opplysningene om deg så lenge det er nødvendig for å oppnå formålet de ble samlet inn for. Opplysningene blir deretter anonymisert eller slettet, med mindre vi er pliktige til fortsatt å ta vare på opplysninger iht gjeldende lovgivning, eller det finnes et annet grunnlag for videre behandling. Anonymisering likestilles med sletting.

Vi implementerer i størst mulig grad automatiserte anonymiserings- og sletterutiner og har fokus på dette ved innkjøp og utvikling av systemer.

Når du ikke lenger har et kundeforhold hos oss vil du bli slettet fra eller anonymisert i våre systemer med unntak av opplysninger der det gjelder en lovpålagt oppbevaringsplikt, slik som for regnskapsdata iht bokføringsloven som skal oppbevares i fem år etter siste regnskapsår. Vi lagrer også navn, kontaktdata, fødselsdato, telefonnummer og produktopplysninger i inntil to år etter kundeforholdets opphør for å lette eventuell tilbakeportering. Noen personopplysninger vil oppbevares en tid for dokumentasjonsformål. Det gjelder for eksempel dialog med politi- og domstoler, hvilke samtykker og reservasjoner som har vært gjeldende samt henvendelser om dine rettigheter og vår tilbakemelding.

Kredittopplysninger i forbindelse med kjøp av produkter og tjenester slettes senest etter 90 dager.

Signalerings- og trafikkdata anonymiseres innen henholdsvis 30 dager og 90 dager.

Samtaleopptak du har samtykket til i forbindelse med kvalitet på kundeservice, slettes etter 30 dager.

Vi sletter ikke opplysninger dersom det er utestående forhold.

Dine rettigheter

Kunder og andre registrerte har lovfestede rettigheter i henhold til Personopplysningsloven:

Rett til innsyn

Om du er kunde hos oss betyr det at vi behandler en del persondata om deg. Du har rett til å få informasjon om hvilke data dette er, og hva vi bruker dem til.

På Min Side på web vil du se mye av den informasjonen vi har registrert om deg.

Vi har laget et skjema som du kan bruke når du ønsker informasjon eller innsyn i personopplysningene vi behandler om deg.

Last ned skjema for å be om innsyn

Vi behandler også opplysninger om ikke-kunder for eksempel i forbindelse med et potensielt kundeforhold eller re-targeting dersom du har kikket på våre produkter og tjenester på nettsidene. 

Rett til korrigering

Du har rett til å få dine personopplysninger korrigert dersom de er feil eller unøyaktige. Det er viktig at den informasjonen vi har om deg er korrekt slik at vi for eksempel ikke sender faktura og annen informasjon til feil adresse.

Du kan endre opplysninger på Min Side på web, i ice app’en eller kontakte Kundeservice.

Rett til sletting

Du har rett til å få personopplysninger slettet når de ikke lenger er nødvendige å behandle for å oppnå formålet de ble samlet inn for eller du trekker ditt samtykke til behandlingen tilbake. Dette gjelder med mindre det finnes et annet lovlig behandlingsgrunnlag. Tilsvarende har du krav på at eventuelle opplysninger som behandles på et ulovlig grunnlag slettes.

Du har ikke krav på at opplysninger som behandles på grunnlag av en lovpålagt plikt slettes. Det samme gjelder for opplysninger som er nødvendige for å fastsette, gjøre gjeldene eller forsvare rettskrav.

Rett til portering

Kontroll over egne personopplysninger er et viktig prinsipp. Du som kunde skal kunne ta med deg dine personopplysninger fra en virksomhet til en annen.

Retten til portering gjelder kun opplysninger som du selv har gitt til oss, og som brukes for å oppfylle en avtale, eller opplysninger som er basert på et samtykke.

Du har rett til å beholde samme telefonnummer ved flytting av abonnement til en annen tilbyder (nummerportering).

Rett til innsigelse mot behandling

Du har i visse tilfeller rett til å protestere på behandling av egne personopplysninger. Det gjelder ikke behandlinger relatert til det å levere de produkter og den tjenesten som avtaleforholdet ditt gjelder eller formål som er nødvendig for å drifte og administrere ditt kundeforhold.

Vi omtaler i de fleste sammenhenger innsigelsesretten som reservasjonsretten, slik som retten til å reservere deg mot elektronisk markedsføring, eller mot oppføring i offentlige nummeropplysningstjenester.

Rett til begrenset behandling

Du har rett til å kreve begrensning av behandling av egne personopplysninger. Dette innebærer at personopplysningene ikke kan brukes til noe, kun lagres.

Du kan for eksempel be om at vi ikke sletter opplysninger som du har behov for i forbindelse med å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav. 

***

Mer informasjon om dine rettigheter finner du på Datatilsynets sider.

Samtykke og reservasjon

Du kan selv velge hva slags informasjon du ønsker å motta fra oss.

Du kan velge å gi ditt samtykke til å motta nyheter og tilbud om alle Ice Groups produkter og tjenester som for eksempel tilbud fra ice sine butikker, og om du vil motta slik markedsføring per e-post eller sms.

Du kan også velge å gi ditt samtykke til å motta tilbud og informasjon om produkter og tjenester som ice formidler på vegne av samarbeidspartnere.

Du kan når som helst trekke et samtykke tilbake dersom du ønsker det. At du trekker et samtykke tilbake vil ikke påvirke lovligheten av henvendelser basert på tidligere samtykke.

Vi vil sende deg relevante tilbud og informasjon om produkter og tjenester tilsvarende dem som du allerede har kjøpt hos oss, med mindre du reserverer deg mot slike henvendelser. Dette er i samsvar med markedsføringsloven forutsatt at du er en eksisterende kunde og henvendelsen gjelder slike «tilsvarende» produkter og tjenester. Du skal til enhver tid ha rett til å reservere deg.

Videre kan vi sende deg relevante tilbud og informasjon via sosiale medier og nettsider, for  eksempel via Facebook. For å gjøre det må vi vite hvem du er når du bruker de aktuelle sosiale mediene og nettsidene. Vi kobler kontaktinformasjon som du har gitt til oss, slik som telefonnummer og e-post, med informasjon som du har gitt til den eksterne kanalen. Du kan til enhver tid reservere deg mot slik bruk.

Vi ønsker å forstå våre kunders behov best mulig for at vi som selskap skal kunne forbedre oss. Vi bruker dine og andre kunders data i forskjellige analyser, slik at vi kan bli mer aktuelle overfor deg. Du kan reservere deg mot slik bruk av din kundeinformasjon.

Du kan også reservere deg mot kundeundersøkelser. Slike undersøkelser gjennomføres for å få bedre kunnskap om hvordan våre kunder opplever oss og hvordan vi kan forbedre våre tjenester og produkter.

I forbindelse med elektroniske henvendelser behandler vi navn, telefonnummer og e-postadresse som vi har mottatt ved opprettelse av ditt kundeforhold. For kundeundersøkelser behandler vi også de svarene du gir i undersøkelsen.

Dine samtykker og reservasjoner kan du når som helst administrere på Min Side via web, via ice app’en, eller ved å kontakte Kundeservice.

Du kan også reservere deg mot at dine kontaktopplysninger vises i offentlige nummeropplysnings-tjenester. Kunder med hemmelig nummer  blir automatisk reservert mot slik utlevering.

Forbrukere kan dessuten reservere seg mot telefonmarkedsføring i Brønnøysundregistrene. Kunder kan også reservere seg direkte hos ice. Det er tillatt å rette telefonmarkedsføring mot egne kunder som gjelder tilsvarende produkter og tjenester som kundeforholdet bygger på selv om du har reservert deg i Brønnysundregistrene.

Kontakt oss om personvernspørsmål

Dersom du har spørsmål angående vår behandling av personopplysninger kan du kontakte Kundeservice. Du har i utgangspunktet krav på svar uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager, dersom spørsmålet gjelder ditt personvern.

Ved behov for bistand kan Kundeservice formidle henvendelsen videre til personvernombudet.

Personvernombudet gir råd i personvernspørsmål og er kontaktperson og ressurs både for ice, kunder og andre registrerte i personvernspørsmål. Personvernombudet nås på; personvernombud@ice.no

Klagerett

Dersom du har fått endelig avslag på en klage vedrørende vår behandling av dine personopplysninger, og mener vi ikke respekterer dine rettigheter etter Personopplysningsloven, har du mulighet til å klage til Datatilsynet.

Endringer i personvernerklæringen

ice gjennomgår årlig erklæringen for å sikre at den oppdateres med nødvendige endringer, slik som ved utvikling og drift av tjenester og produkter. Ved betydelige endringer vil vi varsle deg direkte gjennom e-post, nyhetsbrev og/eller på våre nettsteder/digitale plattformer.

Bruk av Cookies

For mer informasjon om bruk av cookies (informasjonskapsler) les her.

ice Retail AS

I tillegg til det som fremgår over behandler ice Retail følgende personopplysninger:

• Bilder, for å kunne selge personaliserte mobildeksler. Slettes så fort bilde er printet ut.
• Brukernavn og passord (f.eks apple ID) for å forberede og sette opp mobiltelefoner og annen hardware på vegne av kunden slik at de er klare for bruk (for eksempel overføre informasjon fra gammel til ny iphone). Personopplysningene slettes så snart mobiltelefonen eller annen hardware er ferdig satt opp.