Til våre leverandører
Følgende fakturarutiner gjelder
Våre rutiner skal sikre en bedre og mer effektiv behandling av leverandørfakturaer. Krav om elektronisk behandling er i samsvar med det staten og de fleste private bedrifter ønsker.
- Fortrinnsvis skal faktura nå sendes i EHF billing 3.0 format (elektronisk handelsformat)/Peppol Bis billing 3.0 format.
- Alternativt kan faktura sendes i PDF format som vedlegg til epost til faktura@ice.no
e-postmottak av faktura/kreditnota:
- Faktura må inneholde referanse til hvem i Ice som har anskaffet varen/tjenesten
- Hver PDF skal tilsvare en faktura med alle underbilag. Det er ikke mulig å slå sammen flere filer i en .zip fil eller at ett pdf dokumentet inneholder flere faktura.
- Vedlegget må ha filtype pdf. Andre filtyper godkjennes ikke.
- Maksimal størrelse på e-posten med vedlegg er 20MB
- Det forutsettes at alle felt som skal tolkes er på første side av fakturaen
- Mottakerens Fakturaadresse må finnes på fakturaen, som ved fysiske fakturaer som sendes per post.
- Teksten i e-posten blir ikke lest manuelt, og det er ikke mulig å gi beskjeder om manuell overstyring eller behandling gjennom teksten.
- Faktura som sendes elektronisk kan ikke være en link til faktura som ligger på en internettløsning.
- Vedlegg som ikke er faktura eller hvor mottaker ikke finnes, blir returnert til avsender.
Innsender vil motta e-post med bekreftelse på om faktura er akseptert eller ikke.
Eventuelle spørsmål/henvendelser kan rettes til: reskontro.norge@ice.no
Innsending av faktura pr post frarådes, men kan unntaksvis skje til:
Ice Communication Norge AS
c/o Fakturamottak
Postboks 2758
7439 Trondheim
Vi ser frem til et fortsatt godt samarbeid med dere som leverandør, og imøteser deres velvillighet til å gjennomføre ønskede endringer.
Med vennlig hilsen
ice